הזמנה אחת בכמה חבילות: התאמת חשבוניות ליבוא לישראל

השאלה מהקהילה

משתתף בקהילה תיאר הזמנה שפוצלה לשני משלוחים בעוד הקבלה כיסתה את הרכישה כולה. השאלה מצביעה על אי־התאמה במסמכים. המדריך מתאים את השאלה לשילוח מסין לישראל ואינו מאמת סכומים, תגובות על כללי מס או את החיוב במקרה ההוא.

מפרידים בין הרכישה למשלוחים בפועל

התחילו באישור ההזמנה המלא, באסמכתת התשלום ובחשבונית שהנפיק המוכר. רשמו כל אסמכתת משלוח ואת מצבה. הזמנה יכולה לכלול פריטים מוכנים, בייצור, מבוטלים או כאלה שכבר זוכו; המצבים האלה צריכים להישאר ברורים גם כשנוצרת חבילה נוספת. בקשו מהמוכר פירוט של כל אצווה שנשלחה. שמרו את מסמכי העסקה המקוריים כדי שהבודק יבין גם את הרכישה כולה וגם את המטען הנבדק.

בונים מיפוי מפריטים לחבילות

השתמשו בשורה לכל פריט הזמנה בכל משלוח. רשמו הזמנה וחשבונית, SKU או תיאור ברור, כמות, מטבע, מחיר יחידה, סימון אריזה ואסמכתת מעקב. אם SKU אחד נשלח בשתי אצוות, פתחו שתי שורות ובדקו שסכום הכמויות תואם להזמנה. הנחיות DHL מדגישות תיאור, כמות וערך מדויקים התואמים למטען ולשטר המטען. הגיליון להורדה מסייע בהתאמה ואינו מחליף חשבונית או הצהרת מכס.

מסבירים פערים במקום לנחש ערך חדש

אם מסמך הרכישה כולל יותר מוצרים מהחבילה הנוכחית, מסרו את המסמך המלא לצד המיפוי והסבר המוכר. ציינו הנחות, הובלה, זיכויים ופריטים שטרם נשלחו. שאלו את איש המקצוע האחראי לשחרור איזה מסמך תומך או תיקון של המנפיק נחוץ וכיצד להציג חיובים בעסקה הזו. אל תשנו בשקט קבלה מקורית ואל תקבעו ערך נמוך שרירותי. שמרו את התשובה לצד הגרסה שהוגשה בפועל.

בודקים שינויי מחסן לפני היציאה

באיחוד מטענים מסין לישראל עשויים לאחד או לארוז מחדש ארגזי ספקים לאחר קליטה. שמרו קישור מאסמכתת הקליטה לסימון האריזה הסופי ולמשלוח היוצא. אשרו מה נשאר באחסון, מה שוחרר ומי אישר את הפיצול. אם האריזה השתנתה, עדכנו מספר אריזות, מידות ומשקל ברוטו בהצעת ההובלה. כך המחסן, המוכר והגורם המשחרר עובדים עם אותה גרסה במקום רשימות סותרות.

שולחים בקשת בירור ממוקדת

בירור מועיל מציין איזה משלוח נבדק, מה הפער ואילו אסמכתאות מצורפות. לדוגמה: החשבונית כוללת ארבע שורות אך בחבילה שתיים, והיתר טרם נשלחו לפי המוכר. שאלו איזה מסמך נוסף נדרש ומי צריך להנפיקו. אל תציגו את הגיליון כאישור לערך מוצהר או לטיפול מס. היעזרו בכלי המסמכים ושמרו תיקונים מאוחרים קשורים להזמנה המקורית.

רשימת הכנה

• שמרו הזמנה מלאה, חשבונית מקורית ואסמכתת תשלום.
• התאימו כל SKU וכמות לאריזה ולאסמכתת מעקב.
• סמנו בנפרד פריטים שטרם נשלחו, בוטלו או זוכו.
• תעדו מנפיק, גרסה ובדיקה בכתב של כל תיקון.